17 tips om van je team een echt TEAM te maken

In februari mocht ik werken met een team van 12 managementassistentes. Hun werkdruk was enorm hoog, met als gevolg een hoog ziekteverzuim (ruim 20%).

Waarom?

Ze vonden het lastig om nee te zeggen tegen hun vrij dominante leidinggevende. Daardoor kregen ze veel extra werk op hun bord. ’s Avonds werden thuis nog veel zaken afgemaakt. Ze hadden vaak het idee dat ze het nooit goed genoeg deden. Hun onzekerheid werd steeds groter en groter.

De leidinggevende in kwestie had geen idee dat dit speelde.

Tijdens 4 sessies hebben we gewerkt aan het zelfvertrouwen van dit team. Het resultaat: de assistentes vonden de energie terug om weer lekker aan het werk te gaan. Het ziekteverzuim is gedaald, en de sfeer is verbeterd.

Wat kun je hieruit halen?

Als je een team wilt versterken, versterk dan de mensen.

Medewerkers met lef durven meer te vragen.
Medewerkers met zelfvertrouwen durven eerder nieuwe stappen te zetten.
Medewerkers die zichzelf beter begrijpen, die …       >> deze mag jezelf invullen

Uiteindelijk wil je betere resultaten.

Als je het volle potentie uit je medewerkers weet te halen, dan vergroot je ook jullie gezamenlijke resultaat.

Hoe simpel kan het zijn. Wat ik regelmatig tegenkom bij teams die op verschillende afdelingen werken is dit:

Medewerkers zitten verspreid over meerdere locaties.
Soms zit een team op verschillende plekken.
En er wordt gesproken over ‘hen’ en ‘wij’. Of ‘zij van de overkant’ of ‘de dames in gebouw X’.
De medewerkers voelen zich niet een team.

Wat me opvalt bij deze teams is dat er weinig verbinding is.

Doorbreek dat door elkaar beter te leren kennen.

Loop eens een dag met elkaar mee. Neem het initiatief om samen iets te doen.
Dat hoeft niet gelijk een personeelsuitje te zijn. En ook niet in een groep.
Je kunt ook ‘gewoon’ iemand uitnodigen om samen te lunchen, of een kop koffie te drinken.

Ik kon het eerst ook niet geloven dat het zo eenvoudig is. En toch hoor ik keer op keer hele positieve verhalen van mijn klanten als ze deze tip toepassen.

Daarom: als je als team sterker wilt worden, leer elkaar dan beter kennen.

Laatst had ik een interessante case. Ik was bij een team waar twee programmeurs enorm botsten. De rest van het team ergerde zich er groen en geel aan. Ze controleerden elkaars werk, kraakten de ander bij hun collega’s af en wilden niets van elkaar aannemen.

Iedereen was klaar met de negativiteit die de situatie met zich meebracht. De leidinggevende wist niet meer wat hij ermee aan moest. De enige optie die hij zag is dat één van de medewerkers moest vertrekken.

Tijdens een coachgesprek met één van de programmeurs ontdekte ik iets interessants. Hij bleek al tijden met een project bezig te zijn waar geen vaart in zat. Hij voelde zich bedreigd door zijn collega-programmeur, want hij wist zeker dat die zijn project graag wilde overnemen.

In een sessie met beide medewerkers stuurde ik de heren op pad met deze opdracht:

1. Praat met elkaar over je ambities in je functie, en binnen het bedrijf.
2. Onderzoek dit principe: hoe kunnen jullie elkaar meer aanvullen in plaats van aanvallen?

Wat bleek?

De andere programmeur aasde helemaal niet op het project. Hij kreeg het inzicht dat hij de andere collega lastig vond omdat ze best veel op elkaar lijken. En ook dat ze allebei hun eigen expertise hebben. Ze ontdekten dat als ze hun kennis combineren, dat ze dan samen veel meer kunnen bereiken.

Na circa 5 maanden belde ik nog een keer met de leidinggevende. De sfeer in het team was nog nooit zo goed geweest, en de twee programmeurs werkten samen aan een nieuw project.

Je hebt het waarschijnlijk al zo vaak gehoord…

Waardering is belangrijk.

Als je tevreden bent over je medewerkers, zeg dat dan.
Als ze buitengewone resultaten behalen, benoem het dan.
Als je trots bent op jullie successen, vier het dan!

Wie de piramide van Maslow een beetje kent, die weet dat Erkenning belangrijk is voor mensen.
Dat geldt niet alleen privé. Medewerkers krijgen ook graag waardering op hun werk. Net zoals jij dat zelf ook graag hoort.

Doe het wel alleen als je het echt meent. Iemand prikt er zo doorheen als je een compliment geeft, alleen maar om het compliment te geven.

Stephen R. Covey zei ooit: ‘De meeste mensen luisteren niet met de bedoeling om te begrijpen, maar puur zodat ze kunnen reageren’. Echt luisteren is een vaardigheid die maar weinig mensen beheersen. Tegelijkertijd is dit echt de manier om te begrijpen wat er speelt in je team.

• Maak tijd vrij om met elkaar te praten. Hoe druk het ook is, zorg dat je aanwezig bent. En dan bedoel ik niet alleen fysiek in de ruimte. Zorg dat je geen andere afleidingen hebt. Telefoon weg, niet stiekem naar appjes kijken of mails die binnenkomen. Richt je aandacht volledig op het gesprek.
• Pas op dat je niet gaat preken. Ik hoor dit echt zo vaak. Een leidinggevende die begint te praten tegen een medewerker over verbeteringen, goedbedoelde adviezen, de toekomstvisie van het bedrijf enz. enz. En aan het eind komt de vraag: heb jij eigenlijk nog vragen? Een gesprek draait om praten én luisteren. Als je simpelweg je mening of je ervaringen kwijt wil, dan had je beter net als ik een artikel kunnen schrijven ?
• Open vragen helpen om het gesprek ook open te houden. Gebruik daarvoor worden als Hoe/Wat/Waar/Wanneer. Daarmee geef je iemand de kans om zelf te vertellen waar hem/haar bezighoudt. Vraag bijvoorbeeld: ‘Hoe vond jij…?’ of ‘Wat deed dat met jou?’
• Luister om te luisteren. Als je iemand onderbreekt om alleen maar je eigen verhaal te kunnen vertellen, dan luister je dus niet echt.

Werken jullie niet lekker samen, worden resultaten niet gehaald, is de werkdruk te hoog? Om daar snel verandering in te brengen:

Onderzoek wat het patroon is dat doorbroken moet worden. Stel dat de motivatie in het team niet 100% is. Dan kun je een motivational speaker inhuren voor een leuke inspirerende sessie. Maar hoe groot schat je de kans dat jullie probleem dan wordt opgelost? Kijk daarom altijd naar het probleem achter het probleem.

Wat is er werkelijk aan de hand?

Mijn advies:

· Ga voor een duurzame oplossing. Iedereen begrijpt dat je met een sessie van een middag of een training van 1 dag niet het hele probleem van je team oplost. Kijk dus goed waar je je euro’s aan besteed.

· Bespreek je situatie met andere leidinggevenden in de organisatie. Wat is hun kijk hierop? En wie kennen zij nog meer die jou verder kan helpen?

In sommige teams (ik zie het vooral bij afdelingen zoals bijv. de financiële administratie en IT) is de creativiteit verder te zoeken. Wat doe je dan als er een probleem op de werkvloer is, dat wel een creatieve aanpak kan gebruiken?

Vraag hulp van de collega’s in jullie organisatie die daar wel goed in zijn.

Afhankelijk van de grootte van je organisatie: probeer het bijvoorbeeld eens bij de mensen van marketing, sales, communicatie of HR. Over het algemeen vinden zij het makkelijker om vernieuwende ideeën te bedenken. Je kunt gerust meerdere mensen vragen, zo kom je sneller op een goede oplossing.

En wat overal geldt: Creativiteit wint altijd. Wie kan denken in kansen, ziet overal nieuwe oplossingen. Wie dat niet goed kan, raakt uit balans en ervaart obstakels, frustratie en stress.

Lees ook eens: https://luciadeboer.nl/creativiteit/5-dingen-nog-wist-creativiteit/

Eén van de belangrijkste tips die ik je kan geven.

Zonder veiligheid in je team gaan mensen zich niet openstellen.
Creëer daarom veiligheid.

Zonder vertrouwen vertellen je teamleden niet wat er speelt of waar ze behoefte aan hebben.
Zorg dus dat je te vertrouwen bent.

Stel, je hebt een partner waar je veel van houdt, en die je graag ziet.

Iedere dag als hij/zij thuiskomt heeft hij alleen andere prioriteiten. En dus weinig oog voor jou.

Jij wilt graag iets vertellen, je partner zegt dat er nu iets anders belangrijker is.
Je wilt fantastisch nieuws delen, maar je partner is liever druk met bellen.
Je stelt voor om samen iets te doen, maar van de andere kant krijg je een ‘nee, geen tijd’ terug.

Als dit zo een paar maanden doorgaat, hoe lang denk je dat de sfeer thuis dan goed blijft ?

Maak nu de vergelijking met je team.

Kunnen jullie elkaar vertellen wat er speelt, of gaan andere zaken voor?
Is voldoende er ruimte om belangrijk nieuws met elkaar te delen?
Maken jullie tijd voor elkaar? En is er dan (op)rechte aandacht?

Hoeveel prioriteit heeft de sfeer in jullie team?
Hebben jullie echt oog voor elkaar?

Als je twijfelt, doe dan deze simpele oefening.

Oefening:

Geef de sfeer in je team een score tussen 0 (superslecht) en 10 (uitstekend, kan niet beter):

…..

Vraag de andere leden in je team om hetzelfde te doen.
En bespreek de cijfers met elkaar.

Doe dit regelmatig met je team voor de beste resultaten.
En vertel elkaar dan ook hoe jullie denken het cijfer omhoog te kunnen krikken.

Ik ben heel benieuwd op welke ideeën jullie komen.

Een succesvol team heeft concrete doelen.

Nog steeds spreek ik veel medewerkers die niet precies weten wat van hun wordt verwacht.
Er zijn geen concrete doelen waar ze aan werken, en ze weten niet precies op welke resultaten ze worden beoordeeld.
Zonder die duidelijkheid werken mensen snel langs elkaar, en gaat veel effectiviteit verloren.

Belangrijk is dat iedereen begrijpt waar jullie samen naartoe werken.

Weet iedereen wanneer jullie als team succesvol zijn?
Begrijpt iedereen welke resultaten daarvoor nodig zijn?
Weet iedereen welke doelen jullie als team nastreven?
Weet iedere medewerker hoe hij/zij daar individueel aan bijdraagt?
En begrijpt iedereen wat dat betekent voor zijn/haar dagelijkse werkzaamheden?

Als dat niet zo is, laat dat dan een onderwerp van gesprek zijn binnen jullie team.
Opnieuw: dit hoeft geen dagen te kosten.

Je kunt een medewerker prima de bovenstaande vragen stellen tijdens een pauze, dat levert je een schat aan informatie op.

Zorg voor duidelijke, specifieke doelen

Als leidinggevenden wil je een doel bereiken, zodat je resultaat ziet. Je hebt dan wel duidelijk te maken WELK doel precies.
Anders gaat dat resultaat er ook niet van komen. Hoe specifieker je bent, hoe groter de kans dat je bij je doel komt.

Voorbeeld:
Een doel als ‘meer klanten aantrekken’ is niet duidelijk en ook niet specifiek. Je medewerkers weten dan niet precies wat je wilt.
Hoeveel nieuwe klanten bedoel je? Voor welke diensten? En voor wanneer moeten die klanten er dan zijn?

Omschrijf heel helder wat je wilt bereiken.
Bijvoorbeeld: ‘in 2019 75 nieuwe klanten voor dienst X, 24 klanten voor dienst Y en 10 klanten per maand voor dienst Z’.

Wat ik vaak zie is dat als je medewerkers mee laat denken over hoe je deze doelen bereikt, dat er dan sneller draagvlak is.
Maak de doelen in ieder geval zo behapbaar en inzichtelijk mogelijk voor je medewerkers. En zorg dat ze beklijven.
Zelf vind ik storytelling bijvoorbeeld een hele krachtige manier om mensen hierin mee te nemen.

Nog ene paar hele praktische tips: hang doelen op in jullie kantoor, zet ze naast je computer en/of geef updates tijdens overleggen.

Natuurlijk weet ik niet precies in welke organisatie jij op dit moment zit. Als je het lastig vindt om doelen concreet te maken voor je eigen situatie, stuur me dan gerust een bericht via info@luciadeboer.nl. 

Maar wat als medewerkers…

– het doel niet de moeite waard vinden?
– niet geloven niet in het doel wat er bereikt moet worden?
– het niet eens zijn met de gekozen aanpak?
– ze niet achter de oplossing staan?

Je begrijpt, deze factoren verzwakken snel de motivatie in het team. Ik zie dit vooral heel vaak in teams die samengesteld zijn voor een project, en waar het vooronderzoek door anderen is gedaan. Best een uitdaging, maar hoe pak je dat dan aan?

Reflecteer

Kijk samen waar je winst kunt behalen als het gaat om draagvlak voor je doelen of aanpak. Leidinggevenden hebben soms het idee dat hun medewerkers bewust bepaalde doelen tegenwerken. ‘Zij willen niet, zij werken tegen, zij zijn niet flexibel’. Dat is vaak onzin.Ik kan je vertellen dat dit 9 van de 10 keer niet zo is. Het doet me denken aan de quote:

‘Mensen willen wel veranderen, ze willen alleen niet veranderd worden.’

Realiseer je:

• Veranderingen die worden opgelegd, roepen emoties op. Spendeer daar aandacht aan, zo vroeg als mogelijk.
• Betrek medewerkers bij die veranderingen, geef ze de ruimte om erover mee te denken.
• Accepteer dat niet iedereen even makkelijk verandert, soms hebben mensen wat meer hulp of tijd nodig.
• Geef je team de mogelijkheid om te reflecteren.

Reflecteren helpt om helder te krijgen waar medewerkers tegenaanlopen, waarom ze bepaalt gedrag vertonen en wat hun motivaties of overtuigingen zijn. Bij de teams die dit regelmatig doen zie ik dat ze meer gericht zijn op de langere termijn, zich beter kunnen vinden in de aanpak, dat mensen meer gemotiveerd zijn en dat ze makkelijker hun doelen bereiken.

Zoals je misschien hebt gemerkt is er de laatste jaren bij veel organisaties een omslag geweest. Meer kijken naar talenten, minder naar competenties. Meer naar: waar ben je goed in? En hoe kunnen we dat uitbouwen?

Opvallend genoeg kunnen medewerkers vaak zelf niet goed vertellen wat hun talenten zijn. Deze medewerkers kijken dan vaak vooraf al op tegen een beoordeling- of functioneringsgesprek, want dan komt die vraag vast weer.

En net zo vervelend: vaak kunnen leidinggevenden de talenten van hun medewerkers niet of niet goed benoemen.

Over deze tip kan ik vrij duidelijk zijn:

Zorg alsjeblieft dat iedereen in jullie team precies weet waar hij/zij goed in is.
Help diegene om daar woorden aan te geven. Of om het te bevestigen.

Je kunt nog zo’n goede strategie hebben voor je team, de beste werkprocessen en een heldere toekomstvisie. Als je niet weet wat de unieke talenten van je medewerkers zijn, hoe ga je die dan efficiënt en effectief inzetten?

Of zoals ik het liever noem: verantwoordelijkheid pakken. Overal worden fouten gemaakt. De kunst is om te leren hoe je ermee omgaat.

Zijn alle medewerkers in het team in staat om zelf verantwoordelijkheid te nemen?
Zijn ze bang om erop afgerekend te worden als er iets fout gaat?
Schuiven ze lastige situaties door, proberen ze zaken weg te poetsen, goed te praten?

Hoe meer verantwoordelijkheid het team durft te nemen, hoe beter jullie resultaten.
En als gevolg daarvan: hoe groter de bijdrage aan het succes van het bedrijf.

Nog een paar extra tips:

• Laat medewerkers meedenken over plannen
• Geef ze de ruimte om eigen ideeën in te brengen
• Weet hoe en wat je het beste aan wie kan delegeren
• Reik medewerkers hulpmiddelen aan
• Ontdek welke van de twee typen MINDSET medewerkers hebben

Communicatie

Een heel ander punt, communicatie. Wie mij al wat langer kent, die weet dat ik dit vaak zeg: ‘Iedereen is verantwoordelijk voor zijn/haar eigen communicatie.’ Ook dat is persoonlijk leiderschap. Weten hoe je kan uitleggen wat je wilt, hoe je iets zegt en hoe je zorgt dat je mensen meekrijgt.

Bij heel wat teams verbaas ik me over de slechte communicatie. Ik weet niet of je het herkent – denk het wel – maar veel misverstanden ontstaan doordat niet duidelijk is wat de ander bedoeld. Er wordt veel over en weer gemaild, of veel tijd besteed aan nutteloze discussies waarin medewerkers maar niet op één lijn kunnen komen. Niet handig voor de medewerker, niet voor de leidinggevende, niet voor het team, de organisatie enz.

Wat je liever wil is dat medewerkers elkaar zo goed mogelijk begrijpen. Dat ze helder hebben wat de ander precies van hun vraagt. Doorvragen als dat nodig is. Grenzen stellen. Dat ze in staat zijn om kort en bondig te vertellen wat er speelt.Niet zomaar aannames doen.

Dat laatste kost veel organisaties trouwens bakken met geld, voorkom dit.

Leer de mensen in je team hoe ze goed kunnen verwoorden wat ze willen. Hoe ze effectief tegen een collega kunnen zeggen wat ze nodig hebben. Hoe ze duidelijke afspraken maken, hun boodschap feilloos overbrengen. Geef ze slimme denkmodellen.

Daardoor groeit hun zelfvertrouwen en begrip voor een ander, verbetert de samenwerking in jullie team. En verspilt jullie organisatie minder tijd en geld.
En je begrijpt dat dit allemaal zorgt voor meer actie en een boost in jullie resultaat als team.

Simon Sinek is een belangrijke goeroe in leiderschap. Hij bedacht een simpel, maar krachtig model voor leiders die hun klanten en medewerkers willen inspireren. Op basis van zijn Gouden Cirkel en de vraag ‘WHY’? kunnen medewerkers ontdekken waarom ze doen wat ze doen.

Wat is hun grote drijfveer, wat halen ze uit het werk?

En wat vooral interessant is: hoe hangt dat samen met het doel van jullie organisatie?

Zeker in tijden van drukte en tegenslag is deze tool een hele goede houvast om de neuzen dezelfde kant op te houden.

Er is niets zo frustrerend als een proces dat niet goed loopt.

Zo was ik laatst bij een onderwijsinstelling waar 3 personen akkoord moesten geven voor een factuur betaald kon worden. Door o.a. ziekte en verlof werd dat niet vlot afgehandeld. Op het secretariaat kwamen regelmatig vervelende telefoontjes binnen waarom de betalingen nog niet waren gedaan. Op de administratie baalden ze dat het allemaal zo lang moest duren. Je begrijpt, de energie zakte snel weg.

Bekijk daarom eens waar jullie knelpunten zitten. En kijk dan waar je invloed op hebt. Wat kun je vandaag al doen om dit soort energievreters snel op te lossen?

En laat ook zien waar je mee bezig bent. Dat alles niet in één keer opgelost kan worden snapt iedereen. Als jij laat zien dat je het belangrijk vindt om het te veranderen, dan is dat al een mooie eerste stap.

Verandert er veel bij jullie? Vinden sommige collega’s dat lastig? Dat geloof ik gelijk.

Gelukkig hebben we allemaal een keuze hoe je ergens mee omgaat. Als jij de situatie op het werk steeds op een negatieve manier benadert, dan slaat dat vaak op andere mensen over. En dat wil je juist voorkomen.

Maak daarom vandaag nog deze keuze voor jezelf:

Wees degene die positiviteit komt brengen.

Herinner je collega’s eraan wat er wel goed gaat. Laat ze zien dat veranderingen ook nieuwe kansen meebrengen. En wat je ook doet: voorkom dat je meegaat in de negativiteit. Weg met alle drama.

Iedereen houdt juist van een vrolijke noot. En uiteindelijk willen we echt allemaal hetzelfde: leuker werken.

Eén van de meest krachtige tips:

Stel jezelf niet de hoe-vraag. Dus: hoe lossen we de situatie in mijn team op?
Veel effectiever is deze vraag:

Wie …?

Dus: als je zelf niet weet hoe je de situatie in jullie team kan veranderen, als je het gevoel hebt dat je al van alles hebt geprobeerd en niets écht werkt.

Stel jezelf dan deze vraag: Wie kan me hierbij helpen?

Wie op onze afdeling?
Wie in de organisatie?
Wie in mijn eigen netwerk?
Wie buiten mijn huidige netwerk?